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デジっ知ニュース

データの整理3

データの整理3~
  
 パソコン内のデータの整理」について、第3回目です。
  大事なデータを失う前に、大変なことになる前に、目的のデータを
  すぐに見つけられるように、ハードディスクの空き容量を増やす為
  にもデータの整理はしておきましょう。

  前回は「お気に入り」データの整理についてお伝えしました。
  リンク切れをチェックするツールと複数台のパソコンでお気に入りを
  共有させるサービスについてお知らせしました。
  今週はメールデータの整理法についてお知らせしたいと思います。



■メールデータの一般的な整理方法
 友達や親戚から送られてくるメールや、毎回楽しみにしているメール
  マガジンなど、受信するメールの数は増える一方。
  整理ポイント1つ目はユーザーデータと同じように受信トレイの下に
  子フォルダや孫フォルダを作ること。
  「メールマガジン」とか「友人>Aさん(孫フォルダ)」など。

  2つ目は古いメールの削除。[削除済みアイテム]を空にするのは
  もちろん、[送信済みアイテム(ごみ箱)]内も3年前のものを思い
  切って削除しましょう。

  3つ目は画像付きのメールの整理。写真が添付されているメールは
  写真をマイピクチャなどの保存後、削除しましょう。
  メールサーバーが一杯になると受信できなくなります。
  以下、この3つにやり方をそれぞれ詳しくご紹介します。

■メールフォルダを作る
  届いたメールの送信元や内容によって、受信トレイの下に各フォル
  ダを作りフォルダ分けして整理する。
  既にそのようにして整理されている方は多いでしょう。
  フォルダの階層はあまり深く、細かくするとかえって面倒になり
  ますので大雑把に、階層は2~3階層が望ましいでしょう。
  OutlookExpressにある「メッセージルール」などの機能を使って
  自動で届いたメールを各フォルダに振り分けする方法もあります。
   説明↓
  http://www.atmarkit.co.jp/fwin2k/win2ktips/430mailrule/mailrule.html

■メールの削除
  届いたメールを読んですぐに削除する人もいますが、多くの人は
  広告メールや不要と思われるメールはすぐに削除しますが、友人
  知人からのメールや仕事上のメールはもちろん、メルマガやその他
  しばらくは保管しておきたいメールは上に記したフォルダ分けをして
  います。

  しばらく・・・ではなく、ほとんど放っておけば、何も問題がなければ、
  ずーっと取っておいていますね。
  最近のパソコンのハードディスク容量は大きいので、メールをどれだけ
  超大量に保存しておいてもハードディスクが一杯になる事はないと
  思います。
 
  しかし、メールソフトの起動や動きが遅くなります。

  年に1度くらいは古くなったメールは削除しましょう。ポイントは
  ・削除澄みフォルダ・・・空にしていいですね
  ・メールマガジン・・・・廃刊なったものや不要なメルマガフォルダ
  ・受信トレイ・・・・・・ずいぶん前に受信した不要なメールがたく
                          さんあるはず
 ・送信済みフォルダ・・・思い切って3年以上前のものは消しても
             いいでしょう

  メールといえども大事なメールは大事ですから残しておいた方がいい
  でしょう。特に仕事上のメールは。なんでもかんでも削除するのも
  どうかと思います。
  
  難しいのは「送信済みフォルダ」にあるメールです。
  使う人や状況によって違うと思いますが、僕は基本的に過去3年以内
  の送信メールは残し、4年以上前の送信メールは削除します。
  例えばいまなら2007/0//01以降に送信したメールしか送信済みフォルダ
  に入っていません。
  そうやっていて困った事はいままでないです。
 
■画像付きメール
  これが一番危ないんじゃないかと思います。
  デジカメで撮影した写真を縮小やリサイズせずにそのままメール
  添付で送ってきたメール。
  それをそのまま受信トレイ、または各フォルダに振り分けて保存
  しておくのが一番危険です。
 
  パソコンのハードディスクの容量にも影響がありますが、それよりも
  メールサーバーが一杯になり、メールを受信できなくなります。
  なので、写真付きメールをよく受け取る人はその写真だけを
  パソコンのマイピクチャなどどこかに保存して、そしてそのメールは
  削除した方が懸命です。
  また近年では自宅、オフィス、そしてノートPCなど複数のPCを利用
  する方も多いので、複数のPCでお気に入りを同期する方法もお知らせ
  します。



■まとめ
  メール整理のポイントはやはりフォルダ作りと定期的なメール削除
 ではないかと思います。
 フォルダ数は多ければ良いというものではありませんが、受信トレ
 イにズラズラといつも大量に残しておくよりは、用済みのメールは
 即効で削除し、要るものはフォルダに速やかに格納した方が整理
 面でいいと思います。
 僕のメールフォルダの数を調べてみると約250個。
 親フォルダ子フォルダ孫フォルダ、全てのフォルダ数ですが
 250もあるというはよろしくないですね。ちゃんと整理しないと
 いけません。不要なメールフォルダもたくさんありそうです(~_~)

 もしメールをCD-Rなどのメディアに保存しておきたい場合は、
  ディスクトップに保存用のフォルダを作り、そこに残しておきたい
  メールをドラッグアンドドロップすれば保存できます。
   
  あと、基本的なテクニックとしてキーボードのCtrlキーや
  Shiftキーを上手に使うことが大事ですね。
  連続した範囲のメールを選択する場合はShiftキー、とびとびに
  あるメールを選択する場合はCtrlキーを使います。
 
  不要なメールやフォルダを削除したら、必ずフォルダの最適化を
  しておきましょう。そうしないとOutlookExpress(OE)データは
  肥ったままですので。
  OEのフォルダの最適化はOEを起動して、ファイル(F)→フォルダ(F)
  →すべてのフォルダを最適化する(F)をクリックします。
  
  パソコンメールのヘビーユーザーであれば、メールソフトを使わず
  にGmailを使う方法もありますね。
  もしくはプライベートメールはメールソフト、仕事のメールはGmail
  と分けて使うとか。

  僕は仕事のメールはメールソフト+携帯に転送し、プライベートや
  その他雑多なメールはGmailでも送受信できるようにしています。
  本当は全てのメールをGmailでも送受信できるようにしたいの
  ですが、なかなか踏み切れていないです。
  Gmailは迷惑メール対策を考えても、またメールの整理やバックア
  ップを考えても、かなり有効な手段だと思います。
 
  ほかの方法として、メールソフトを「Thunder Bird」などに切り
  かえるという手も有効かと思います。
  これらについてはまたいつか企画してお知らせしたいと思います。


  次回は「データの整理」最終回、データ整理をしたら次は
  データのバックアップをしておきたいものです。
  最近は本当にパソコンのメモリ単価が安くなって、外付けのハード
  ディスクもほんとうにお安くなりました。
  大容量の500GBとかでも1万円くらいで買えます。
  という事で来週は外付けハードディスクについてお知らせしたいと
  思います。
  どのくらいの容量で、どのくらいの価格なのか。
  機能や性能はどう違うのか、付属のツールはどんなものが付いて
  いるのかなどなど。
  そんな事をご紹介します。乞うご期待!
 

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●◇●気になったニュース●◇●

  1.お花見特集2010 みんなでつくる桜情報 - Yahoo! JAPAN
    http://sakura.yahoo.co.jp/
  
  2.ゴチャゴチャ配線の整理「ケーブルボックス」
    http://item.rakuten.co.jp/hotch-potch/cablebox/

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●◇●ひとり言●◇●
  
 旭川の春 砂利 ゴミ散乱

  春の遅い旭川でも先週くらいからようやく雪が溶け、道路のアスフ
  ァルトが見えてきました。ジョギングもスノトレではなく、普通の
  運動靴を履いて走れるようになりました。
  今年の一発目のマラソン大会出場は早くも5/5の「豊平川マラソン」
  にエントリーしたので、週3くらい走り始めなきゃあと思い走ってき
  ました。

  土曜日曜、自宅から事務所までジョギングで通勤しました。
  道路横にはまだ残雪があります。坂になっているところは雪が解
  けて水が流れている。日陰のところは凍っているところもある。
  道路ふちには、冬季、車のスリップ防止用の砂利が溜まっている。
  灰色の、埃っぽい、砂。車がその上を通ると砂煙が上がる。
  雪や砂利や土や泥が混じって、真っ黒の残雪もある。
 
  埃や砂利はまだいい。どうしようもない。それにこれら砂利は
  市がこの時期、かき集めて回収し、来シーズン、また再利用する。
  僕が驚くのは、この雪解け時期に散乱するゴミです。
  空き缶、ペットボトル、タバコの吸殻や空箱、コンビニ弁当の器
  コンビニおにぎりの袋、コンビニ袋・・・。だいたいコンビニで
  買えるものが多い。

  たぶん、ああいうゴミがどれだけ落ちているかという現状は車に
  乗っていると同じ道でも分からないと思う。気付かない。
  バイクで全国を走ったときも、自転車でオホーツクを走った時も
  釣りに行ったときも、いつどんな所でも、田舎道、行楽地付近や
  その道中の草むらなどにはゴミが散乱しています。驚くほどに。
  車に乗っているとほとんど気がつかないけれど。
 
  その量たるは本当にビックリするくらい大量なんですよ。
  僕は毎年、春と秋にゴミ拾いをしています。
  春は市民運動のひとつ、旭川市中心部の公園の清掃。公園が街の
  中心部にあり整備も行き届いているので、ゴミ拾いといったって
  ゴミを見つけるのに苦労するくらい、きれいです(~o~)
  
  秋のゴミ拾いは僕1人で事務所付近の、僕のジョギングコースを
  お礼の意をこめてゴミ拾いします。1時間くらいで大きなゴミ袋
  2つが一杯になります。
  怒りとやるせなさで胸も一杯になります。
 
  いったい、どんな人がどうしてこんなにゴミを捨てるのだろう?
  行楽の帰りについ、ぽいと捨ててしまうのだろうか?
  それとも道路工事やトラックの運転手さんらが昼食弁当のゴミを
  捨ててしまうのだろうか。
  若者はいま、車を持たない傾向なので、若者がやっているとは
  思えない。

  ゴミを平気で捨てる親を見てきた子供も平気でゴミを捨てる。
  同じくゴミを平気で捨てる社長を見てると社員もそうなる。
  その逆に、上にいる立場の人が正しい行いをしていれば、その人
  の下にいるものはそれを見習う。
  これは絶対の真理なんだけどなぁ・・・。
 
  今週はこの辺で。


  ブログにはジョギング最中に撮影した旭川の春の写真あげて
  おきます。
  北国の遅い春。木花が彩る鮮やかな季節の一歩前。
トラブル関連   2010/04/12   wada
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